Upphandlingsprocessen

Här kan du läsa mer om hur processen vid en upphandling går till.

Planering

Behovsanalys

Alla upphandlingar föregås av en behovsanalys. Då görs en analys av hur verksamhetens behov kan tillgodoses. Beslut tas om upphandling ska genomföras eller om befintliga avtal kan användas.

Upphandlingsdokument

Upphandlingsdokumentet är ett underlag som kommunen eller ett kommunalt bolag tillhandahåller för en leverantör, för att denne sedan ska kunna lämna anbud. Kommunens upphandlingsdokument består av:

• Anbudsinbjudan – innehåller upphandlingsföreskrifter samt enklare beskrivning av produkten eller tjänsten
• Kravspecifikation – beskrivning av krav på produkten eller tjänsten
• Avtalsvillkor – beskrivning av fakturahantering, prisjusteringar, beställningsförfarande, leveransrutiner med mera
• Prismatris/prisbilaga – innehåller förteckning med produkter, tjänster eller annat som ska prissättas i anbudet
• Egenförsäkran alternativt ESPD (European Single Procurement Document)

Upphandlingsprocessen

Annonsering

Annonsering görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Valet av förfarande avgörs bland annat av upphandlingens beräknade värde. Direktupphandlingar måste inte annonseras.

Anbud

Alla inkommande anbud i TendSign registreras automatiskt. De ligger låsta i TendSigns databas och är inte tillgängliga för någon innan anbudsöppning.

De elektroniska anbuden öppnas normalt dagen efter sista anbudsdagen. Vid öppnandet av anbuden är det alltid minst två opartiska personer, utsedda av kommunen, som är närvarande. Vanligtvis är en av dessa personer från ekonomienheten.

Sekretess gäller under hela upphandlingsfasen fram till dess tilldelningsbeslut fattas. Om behov finns kan sekretessen förlängas.

Uteslutning och kvalificering

Detta steg delas in i två delar. Först görs en leverantörsprövning och sedan en anbudsprövning.

Leverantörsprövning

• Leverantör ska uteslutas om kommunen fått kännedom om att leverantören är dömd för brott, inte fullgjort sina åtaganden avseende skatt med mera enligt LOU kapitel 13 §1–2 respektive kapitel 19.
• Leverantör får uteslutas om de till exempel brustit i tidigare kontrakt eller otillbörligt påverkat upphandlingen, gått i konkurs, åsidosatt tillämpliga miljö-, social- eller arbetsrättsliga skyldigheter med mera (kapitel 13 §3).
• Slutligen kontrolleras att de övriga krav kommunen ställt på leverantören är uppfyllda, till exempel ekonomisk stabilitet, att företaget är ackrediterat och så vidare.

Anbudsprövning

Anbudsprövning innebär att anbudet granskas mot de krav som ställts i upphandlingsdokumenten, till exempel att begärda handlingar är bifogade till anbudet. Om anbudet inte innehåller eller motsvarar de ställda ska-kraven kan anbudet förkastas. Anbud som kommer in för sent ska också förkastas.

Utvärdering

Det finns tre möjliga utvärderingsgrunder:

• Bästa förhållande mellan pris och kvalitet
• Kostnad (kan inkludera livscykelkostnad)
• Pris

Om bästa förhållandet mellan pris och kvalitet väljs som utvärderingsgrund ska olika kriterier viktas mot priset. Begreppet kriterier ska beskrivas tydligt och vara kopplade till upphandlingsföremålet. De får inte vara diskriminerande. De ska också kunna mätas. I upphandlingsdokumentet framgår hur varje upphandling kommer att utvärderas.

Tilldelningsbeslut

Beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas i upphandlingen. Enligt LOU ska beslutet och grunderna för beslutet redovisas till alla anbudsgivare. Normalt bifogas utvärderingen.

Om en leverantör anser sig felaktigt bedömd eller hanterad har den rätt att lämna in begäran om överprövning hos Förvaltningsrätten. Anbudsgivare har 10 dagar på sig att lämna in begäran om överprövning. Nu blir också samtliga handlingar i upphandlingen offentliga.

Kontraktsskrivning

När 10 dagar har passerat ska avtal skrivas. Alla villkor i avtalet måste vara beskrivna i upphandlingsdokumenten. Det går inte att lägga till nya villkor eller omförhandla vid avtalstecknande.

Avtalsperiod

Leverans

Nu kan avtalet börja löpa. Leveranser sker enligt överenskommelse i respektive avtal.

Uppföljning

Det är viktigt att regelbundet följa upp att avtalsvillkor följs, både från kommunens sida och leverantörens sida. För att kontrollera priser används ett avtalsuppföljningssystem.