Anställda, hantering av personuppgifter

Dina personuppgifter som anställd hos oss behandlas i olika fall och för olika ändamål. Nedan följer information om den behandlingen samt information om dina rättigheter som registrerad.

Personuppgiftsansvarig

Varje nämnd i kommunen hanterar personuppgifter om anställda och är därmed personuppgiftsansvarig och ytterst ansvarig för att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt.

Dina rättigheter

Du är välkommen att ringa via kommunens växel 036-442 80 00 eller mejla kommunen via info@habokommun.se för frågor om vår behandling av dina personuppgifter och om du vill utöva dina rättigheter. Dina rättigheter innebär bland annat att du har rätt till information om behandlingen och rätt att få ta del av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Du har fler rättigheter som vi beskriver längre ned.

Du kan även kontakta vårt dataskyddsombud via e-post stk-dataskyddsombud@jonkoping.se om du har frågor eller synpunkter på hur vi behandlar dina personuppgifter.

Vill du klaga på vår behandling kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats..

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varför (ändamål)?

Hantera allmän löneadministration som inte omfattas av annan särskilt angiven personuppgiftsbehandling inom personalområdet

Behandlingar

• Hantera utbetalning av lön och andra ersättningar samt avdrag för skatt
• Hantera schema, flextid, ledigheter och annan frånvaro
• Hantera förmåner och bruttolöneavdrag

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Kontaktuppgifter
• Kollektivavtalsområdes-tillhörighet
• Kontonummer, bank

Laglig grund

Avtal och rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt anställningsavtalet, kollektivavtal och arbetsrättslig lagstiftning.

Gallring

Bevaras digitalt och/eller i personakt. För avvikelser från det som bevaras se informationshanteringsplan för HR-enheten.

Hantera arbetsmiljö- och rehabiliteringsärenden

Behandlingar

• Hantera hälso- och rehabiliteringssamtal
• Upprätta plan för återgång i arbete
• Kontakt med företagshälsovård
• Hantera anmälan om arbetsskada och tillbud
• Hantera omplacerings-utredningar
• Hantera utredningar som syftar till att uppnå en god arbetsmiljö

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Kontaktuppgifter
• Hälsotillstånd
• Facklig tillhörighet (vid rehabilitering)

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi som arbetsgivare ska kunna uppfylla våra skyldigheter kopplade till det rättsliga regelverket inom arbetsmiljö och rehabilitering.

Gallring

Gallras vid anställningens avslut.

Administrera pensionsärenden

Behandlingar

• Hantera pensionsförmåner
• Hantera bruttolöneavdrag för pension
• Betala ut pension
• Hantera och ge information om anställning för beräkning av pension
• Registrera sjukersättning

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Kontaktuppgifter
• Kollektivavtalstillhörighet
• Kontonummer, bank

Laglig grund

Rättslig förpliktelse och avtal. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt lag, kollektivavtal och individuella avtal om pensionsförmåner.

Gallring

Bevaras.

Handlägga arbetsrättsliga ärenden

Behandlingar

• Genomföra förhandling med fackliga organisationer
• Handlägga tvister inför domstol
• Meddela besked om upphörande av tidsbegränsad anställning
• Meddela varsel om upphörande av tidsbegränsad anställning till facklig organisation
• Hantera företrädesrätt till återanställning
• Hantera övertalighet och uppsägning
• Hantera disciplinpåföljd
• Genomföra löneöversyn

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Kontaktuppgifter
• Facklig tillhörighet (vid löneöversyn eller i samband med förhandling av personalärende)

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt det arbetsrättsliga regelverket samt för att kunna handlägga ärenden i fall av tvist.

Gallring

Bevaras.

Kunna kontakta anhörig/närstående till anställd vid akut händelse

Behandlingar

• Hantera uppgift om anhörig/närstående att kontakta vid akut händelse som drabbar en anställd.

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter

Laglig grund

Allmänt intresse. Denna behandling av personuppgifter krävs för att vi ska kunna ta kontakt med anhörig vid en akut händelse som drabbar en anställd.

Gallring

Gallras när anställd avslutar sin anställning eller önskar att uppgiften ska tas bort.

Bedriva personalsocial verksamhet

Behandlingar

• Hantera deltagande vid olika aktiviteter riktade till anställda.

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter

Laglig grund

Allmänt intresse. Denna behandling av personuppgifter krävs för att vi som arbetsgivare ska kunna genomföra aktiviteter som syftar till att främja anställdas välbefinnande.

Gallring

Gallras vid inaktualitet.

Administrera facklig samverkan

Behandlingar

• Bedriva facklig samverkan i central och lokal samverkansgrupp.

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Facklig tillhörighet

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt det arbetsrättsliga regelverket.

Gallring

Protokoll från MBL och facklig samverkan bevaras. Övrigt gallras vid inaktualitet.

Administrera kurser och konferenser

Behandlingar

• Skicka inbjudan till kurser och konferenser
• Ta emot anmälningar
• Administrera kurs- och deltagaravgifter

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter

Laglig grund

Allmänt intresse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att kunna hantera deltagande i kurser kommunen anordnar.

Gallring

Gallras vid inaktualitet.

Marknadsföra och informera

Behandlingar

• Marknadsföra och informera om kommunens verksamhet med text och bild på kommunens webbplats, på kommunens intranät, i personaltidning, i sociala medier, i pressmeddelanden och i nyhetsbrev.

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Bilder
• Titel

Laglig grund

Allmänt intresse eller avtal. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna informera om kommunens verksamhet.

Gallring

Gallras vid inaktualitet.

Hantera inloggning och behörigheter till system

Behandlingar

• Tilldela och hantera behörigheter till system
• Spåra användaraktiviteter i system

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Titel
• Kontaktuppgifter
• Användaraktivitet i system

Laglig grund

Fullgöra avtal. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna ge dig behörighet till de system du behöver i ditt arbete.

Gallring

2-4 månader efter anställnings upphörande.

Tillhandahålla och upprätthålla IT-stöd och arbetsverktyg

Behandlingar

• Hantera abonnemang och licenser till IT-tjänster
• Hantera tillhandahållande av och support av telefon, surfplatta, dator

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Användar-id
• Kontaktuppgifter

Laglig grund

Fullgöra avtal. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna ge dig tillgång till IT-tjänster och verktyg som du behöver i ditt arbete.

Gallring

Beror på typ av system, se informationshanteringsplan för IT-enheten.

Hantera personuppgifts- och IT-incidenter

Med IT-incidenter menas alla informations- och säkerhetsincidenter där IT-system är inblandade.

Behandlingar

• Spåra, logga och kontrollera aktiviteter i IT-system
• Anmäla incident till tillsynsmyndighet

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Användar-id
• Enhetsnamn (servernamn, datornamn mm.)
• Kontaktuppgifter
• Aktiviteter i IT-system

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt dataskyddsförordningen.

Gallring

Anmälan till IMY och övrig dokumentation av personuppgiftsincidenter bevaras.

Ta fram och analysera statistik

Behandlingar

• Framtagning av statistik
• Analys av statistik

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Frånvaro
• Uppgifter om anställning (lön, arbetsplats, anställningsform, sysselsättningsgrad, befattning)
• Rekryteringsväg
• Semesterdagar
• Avgångsorsak

Laglig grund

Allmänt intresse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare och för att vi ska kunna arbeta förebyggande och förstå organisationens sammansättning och behov utifrån personalstatistik.

Gallring

Gallras vid inaktualitet.

Administrera avtalskatalog

Behandlingar

• Sökbart register över avtal och leverantörer (avtalskatalog).

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Titel

Laglig grund

Allmänt intresse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att kunna uppge kontaktperson för respektive avtal i avtalskatalogen.

Gallring

Uppgifter i avtalskatalogen gallras när avtal löper ut.

Mottagare av dina uppgifter

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till andra myndigheter såsom Skatteverket eller Försäkringskassan.

Dina personuppgifter kan komma att behandlas av nedanstående systemleverantörer som anlitas i egenskap av personuppgiftsbiträden, vid till exempel support. I dessa fall regleras behandlingen av dina personuppgifter med stöd av ett personuppgiftsbiträdesavtal.

• Visma Personec P – är leverantör av kommunens system för anställnings- och lönehantering
• Visma Recruit – är leverantör av kommunens rekryteringsverktyg
• WinLas – är leverantör för beräkning av personers anställningstid
• Miljödata – är systemleverantör för hantering av personal- och rehabiliteringsärenden
• RL Datix AB – är systemleverantör för schemaplanering och personalbemanning

Habo kommun lyder under offentlighetsprincipen. Det innebär att ansvarig nämnd ska lämna ut handlingar vid begäran, om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Normalt sett ska handlingar lämnas ut, men vi gör alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen. Vi lämnar ut handlingar med stöd av rättslig förpliktelse enligt andra kapitlet i tryckfrihetsförordningen.

Kommer dina personuppgifter att behandlas i tredje land?

Nej, dina personuppgifter behandlas inom EU och EES.

Förekomst av automatiska beslut och profilering

Nej.

Dataskyddsombud

Har du synpunkter på hur nämnden behandlar dina personuppgifter eller frågor om dina rättigheter som registrerad? Då kan du kontakta vårt dataskyddsombud via e-post: stk-dataskyddsombud@jonkoping.se

Dina rättigheter

Du har rätt att vända dig till nämnden som är ansvarig för behandlingen och utöva dina rättigheter. För att utöva dina rättigheter ska du kontakta ansvarig förvaltning direkt eller kontakta kommunen via e-post info@habokommmun.se eller per telefon via växeln 036-442 80 00.

Vissa rättigheter gäller alla behandlingar medan några rättigheter endast gäller under vissa omständigheter. Vill du veta mer om vad som gäller särskilt för de olika rättigheterna besök Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats..

Vilka är dina rättigheter?

Du har alltid rätt till:

• information om hur vi behandlar dina personuppgifter
• tillgång till (registerutdrag) de personuppgifter som vi har sparade om dig

Under vissa omständigheter har du rätt till:

• rättelse av dina personuppgifter
• radering av dina personuppgifter om det inte strider mot annan lagstiftning
• begränsning av behandling av dina personuppgifter
• att göra invändningar mot hur vi behandlar dina personuppgifter
• att dra tillbaka ett samtycke