Förtroendevald politiker, hantering av personuppgifter

Här hittar du information om hur vi hanterar personuppgifter om dig som är förtroendevald politiker.

Personuppgiftsansvar

Kommunstyrelsen eller annan nämnd där du är ledamot, ersättare eller har insynsplats är personuppgiftsansvarig för sådan behandling som omfattar administrationen av sammanträden och övrig representation för ledamöter och ersättare.

Kommunstyrelsen är ansvarig för behandling kopplat till utbetalning av arvoden och ersättningar (HR-enheten) samt administrationen kopplat till teknisk utrustning till exempel telefon och läsplatta som du får låna under din tid som förtroendevald (IT-enheten).

Ändamålen och rättslig grund

Nämndadministration och arvoden

Vi behandlar dina personuppgifter för att hantera de kommunala beslutsprocesserna enligt kraven i kommunallagen. Vi behandlar också dina personuppgifter för att betala ut arvoden och ersättningar enligt kommunens arvodesreglemente. Dina personuppgifter behandlas med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse. Det allmänna intresset utgår från kommunallagens regler som styr den kommunala beslutsprocessen, nämndernas reglementen om nämndadministrationen, samt kommunens arvodesreglemente.

Foton

Foton på ordinarie ledamöter i styrelse och nämnder behandlas och publiceras på kommunens webbplats med stöd av samtycke. Du som är förtroendevald kan när som helst dra tillbaka samtycket och då avpubliceras din bild.

Offentlighetsprincipen

Kommunstyrelsen och övriga nämnder lyder under offentlighetsprincipen vilket innebär att uppgifterna ska lämnas ut vid begäran enligt offentlighetsprincipen såvida uppgifterna inte omfattas av sekretess. Uppgifterna som vi behandlar om dig som förtroendevald är som utgångspunkt offentliga och ska normalt sett lämnas ut vid en sådan begäran. Dina personuppgifter behandlas med stöd av den rättsliga grunden rättslig förpliktelse vilken utgår från offentlighetsprincipens krav enligt Tryckfrihetsförordningen om att lämna ut allmänna handlingar vid begäran.

Arkiv

Dina personuppgifter som namn, partibeteckning samt uppdrag kommer att behandlas i kommunens arkiv med stöd av den rättsliga grunden rättslig förpliktelse i enlighet med kommunens arkivreglemente och nämndernas informationshanteringsplaner.

Uppgift om partitillhörighet

Din partitillhörighet, som utgör en känslig personuppgift, behandlar respektive personuppgiftsansvarig nämnd med stöd av ett allmänt intresse i enlighet med kapitel 5 och 6, kommunallagen och med stöd av undantaget i artikel 9.2(e) att du tydligt har offentliggjort den uppgiften.

Kontouppgifter

Dina kontouppgifter behandlas med stöd av ett allmänt intresse kopplat till kommunens arvodesreglemente för att kunna betala arvode och andra ersättningar till dig.

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Ansvarig nämnd eller styrelse behandlar ditt namn, adress, telefonnummer, e-postadress, partibeteckning, födelsedatum, tid som förtroendevald, vilka uppdrag du haft samt yttranden och förslag i beslutsprotokoll.

Kommunstyrelsen (HR-enheten) behandlar även personnummer och bankuppgifter för utbetalning av arvoden och ersättningar.

Om du är ordinarie ledamot i styrelse eller nämnd kommer kommunstyrelsen att behandla ditt foto och publicera det på kommunens webbplats.

Uppgifter om dig som du inte lämnat själv

När du tillträder som förtroendevald ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige får vi ditt namn, personnummer, partibeteckning och uppdrag från Länsstyrelsen. Detta sker vid varje ny mandatperiod eller vid fyllnadsval.

Om du valts till ledamot eller ersättare i någon nämnd hämtar vi ditt namn, personnummer och adress från kommuninvånarregistret.

Mottagare av dina uppgifter

Dina personuppgifter kan komma att behandlas av systemleverantörer som nämnden har anlitat i egenskap av personuppgiftsbiträden, vid till exempel support. I dessa fall regleras behandlingen av dina personuppgifter med stöd av ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Dina personuppgifter kommer att lämnas ut till mottagare i samband med att vi skickar nämndens beslut till annan nämnd eller styrelse inom kommunen, andra myndigheter, företag, föreningar eller privatpersoner som ska ta del av nämndens beslut.

Dina personuppgifter kommer att lämnas ut till den som begär ut en sådan handling eller information där dina personuppgifter finns i enlighet med offentlighetsprincipen som regleras i Tryckfrihetsförordningen.

Dina personuppgifter som finns i kallelser och beslutsprotokoll kommer att publiceras på kommunens webbplats. Detta gäller inte handlingar som omfattas av sekretess.

Tredje land

Dina personuppgifter behandlas inom EU/EES.

Lagringsperiod

Dina personuppgifter kommer att sparas under din tid som förtroendevald. När du slutar med samtliga uppdrag kommer ditt namn, personnummer, partibeteckning och tjänstgöringstid att bevaras. Dina uppgifter som finns i protokoll och allmänna handlingar kommer att bevaras i kommunens arkiv.

Dina kontaktuppgifter kommer att gallras i samband med att du slutar samtliga uppdrag. Dina bankuppgifter som finns i bokföringsunderlag kommer att gallras efter sju år.

Därutöver bevaras dina personuppgifter i enlighet med nämndernas respektive informationshanteringsplan.

Förekomst av automatiska beslut och profilering

Nej.

Dina rättigheter

Du är välkommen att kontakta ansvarig nämnd om du har frågor om vår behandling och om du vill utöva dina rättigheter. Vänd dig i första hand till respektive nämndsekreterare som du når via kommunens växel 036-442 80 00.

Vilka är dina rättigheter?

Du har alltid rätt till:

• information om hur vi behandlar dina personuppgifter
• tillgång till (registerutdrag) de personuppgifter som vi har sparade om dig.

Under vissa omständigheter har du rätt till:

• rättelse av dina personuppgifter
• radering av dina personuppgifter om det inte strider mot annan lagstiftning
• begränsning av behandling av dina personuppgifter
• att göra invändningar mot hur vi behandlar dina personuppgifter
• att dra tillbaka ett samtycke.

Om du vill veta mer om vad som gäller särskilt för de olika rättigheterna kan du läsa mer på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats..