Grundskolan, hantering av personuppgifter

Barn- och utbildningsnämnden i Habo kommun är ansvarig för behandlingen av vårdnadshavares och barnens personuppgifter inom kommunens förskola.

Du med skyddade personuppgifter

Om du som vårdnadshavare/ditt barn har beslut från Skatteverket om skyddade personuppgifter har förskolan rutiner för att hjälpa och stödja.

Den kommunala förskolan har rutiner för att upptäcka om vi får in barn med skyddade personuppgifter. Kontakta oss gärna ändå: bun@habokommun.se eller ring 036-442 80 00.

Viktigt är då att du inte röjer dina personuppgifter, till exempel genom att skicka mejl via en mejladress där ditt namn ingår. Vi kommer vilja att du identifierar dig i kontakten med oss. Vi kommer behöva träffas för vidare dialog.

Skolan har ett behov av att behandla personuppgifter för att kunna administrera elevens skolgång och svara upp mot kommunens skyldigheter enligt gällande lag.

Vi lutar oss därför som regel mot Dataskyddsförordningens ändamål "Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse".

Nedan kan du ta del av mer detaljerad information om vad vi gör med dina personuppgifter och vilken lag behandlingarna grundar sig i.

Detaljerad information om ändamål och rättslig grund.

Vi behandlar ett antal personuppgifter om barn och vårdnadshavare för att kunna svara upp mot våra skyldigheter. Nedan ser du vilka:

Uppgifter om barnen

Elevs namn, personnummer, kön, användarnamn, adress, telefonnummer, klassplacering, skolenhet, modersmål, syskon, vårdnadshavare, startdatum skolplacering, slutdatum skolplacering, kostbehov, närvarodata, hälsodata, vaccinationsdata, serienummer.

Vi behandlar barns namn, personnummer, adress, förskoleenhet, avdelning, modersmål, syskon, vårdnadshavare, startdatum förskoleplacering, slutdatum förskoleplacering, kostbehov, frånvaroanmälan.

Vissa personuppgifter behandlas inte alltid, men under särskilda omständigheter:

• Skyddade personuppgifter behandlas internt om ett barn har beslut om sådana för att svara upp mot patientdatalagen men hanteras aldrig i publika ytor.
• Pseudonymiserade personuppgifter behandlas om ett barn har beslut om skyddade personuppgifter och överenskommelse finns mellan vårdnadshavare och förvaltning om sådan hantering.
• Fritidshemsavdelning behandlas för elev i grundskolan om hen är inskriven vid kommunal grundskola och vårdnadshavare/elev nyttjar fritidshemserbjudande.
• Behov särskilt stöd behandlas för elev i grundskolan om utredning om sådant genomförts och beslut om sådant fattats.
• Behov av anpassad studiegång behandlas för elev i grundskolan om utredning om sådan genomförts och beslut om sådan fattats.
• Skyddade personuppgifter behandlas för elev i grund- och gymnasieskola om beslut om skyddade personuppgifter från Skatteverket finns för att svara upp mot patientdata- och hälso- och sjukvårdslagarnas krav vid hantering av medicinsk elevjournal.
• Pseudonymiserade personuppgifter behandlas för elever i grundskolan samt för vårdnadshavare för omyndig elev om beslut om skyddade personuppgifter från Skatteverket finns och överenskommelse om pseudonymisering har ingåtts mellan vårdnadshavare och förvaltning.

Uppgifter om vårdnadshavare (till omyndig elev)

Vårdnadshavares namn, personnummer, kön, användarnamn, adress, e-postadress, barn, telefonnummer, arbetsgivare, inkomst, barn, meddelande, bokad tid, eventuella pseudonumiserade personuppgifter.

Vissa personuppgifter behandlas inte alltid, men under särskilda omständigheter.

• Pseudonymiserade personuppgifter behandlas för vårdnadshavare till omyndiga elever i grund- och gymnasieskolan om beslut om skyddade personuppgifter från Skatteverket finns och överenskommelse om pseudonymisering har ingåtts mellan vårdnadshavare och förvaltning.

Behandling av uppgifter du inte själv lämnat

Grunddata om elever och vårdnadshavare, till exempel namn, personnummer och adress, hämtas automatiskt löpande till utbildningsförvaltningens barn- och elevregister från Skatteverkets kommuninvånarregister.

Syftet med detta är att föda utbildningsförvaltningens olika processer med korrekt grunddata.

Det är endast de personer hos oss som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter som tar del av din ansökan och dina uppgifter.

Vi delar också med oss av dina personuppgifter till aktörer som behandlar dina personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Sådan behandling regleras med ett avtal och enligt våra instruktioner.

Personuppgiftsbiträden som vi anlitar:

• TietoEvery AB levererar systemet Edlevo som är huvudregister för data om elever och vårdnadshavare.
• Optiplan AB levererar systemet Optiplan som vi använder för att administrera skolskjuts i grundskolan.
• InfoMentor AB levererar tjänsten InfoMentor där vi hanterar ett antal skoladministrativa processer, till exempel närvaro, schemavisualisering och betygssättning.
• Microsoft corporation levererar systemet Microsoft 365 som vi använder för att lagra och administrera elevernas skolarbete.
• Nova Software AB levererar systemet Skola24 som vi använder för att skapa och administrera elevschema.
• DraftIT AB levererar systemet DraftIT som vi använder för att administrera kränkningsärenden.

Vi kommer att lämna ut handlingar enligt offentlighetsprincipen om någon person begär ut dem.

Elevers personuppgifter hanteras i tredje land eftersom elever och personal nyttjar tjänsten Microsoft 365, som är en amerikanskägd molntjänst.

Om inte lagen föreskriver annat sparas barns och vårdnadshavares personuppgifter som regel antingen ett år i taget eller så länge som barnet finns inskrivet vid en specifik grundskola som tillhör utbildningsförvaltningens organisation, alternativt gymnasieskola som Habo kommun har avtal med.

Gallringsperioden styrs både av lagstiftning och av barn- och utbildningsnämndens informationshanteringsplan där det finns beslut om vad som ska raderas respektive vad som ska sparas och arkiveras.

Inga automatiska beslut eller profilering förekommer.

Du har alltid rätt till:

• information om hur vi behandlar dina personuppgifter.
• tillgång till (registerutdrag) de personuppgifter som vi har sparade om dig.

Under vissa omständigheter har du rätt till:

• Rättelse av dina personuppgifter.
  Namn är generellt svåra att rätta eftersom våra uppgifter som regel kommer från Skatteverkets register. För ändring behövs namnbyte enligt Skatteverkets anvisningar.

  Kontaktuppgifter rättas genom att ändra de uppgifter som finns sparade i lärplattform (InfoMentor).

• Radering av dina personuppgifter om det inte strider mot annan lagstiftning.
• Begränsning av behandling av dina personuppgifter.
• Att göra invändningar mot hur vi behandlar dina personuppgifter.
• Att dra tillbaka ett samtycke.
  Normalt hanterar vi ej samtycken inom skolan, men om så ändå skett har du rätt att dra tillbaka det.

Om du vill veta mer om vad som gäller särskilt för de olika rättigheterna kan du läsa mer på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats: Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Om du har frågor och för att utöva dina rättigheter, skicka e-post till: bun@habokommun.se eller ring 036-442 80 00.

Om du har synpunkter på vår behandling kan du kontakta dataskyddsombud. E-post: stk-dataskyddsombud@jonkoping.se eller telefon 036-10 28 02.

Om du har klagomål kan du lämna detta till Integritetsskyddsmyndigheten